Правила выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно статье 66 ТК России трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж гражданина. Она оформляется при поступлении на первую работу и ведется до выхода на пенсию. За ее хранение отвечает предприятие. При увольнении организация должна передать книжку работнику. Делается это по определенным правилам.

Основные способы получения

Порядок прекращения отношений с гражданином и выдачи ему трудовой книжки регламентируются статьей 84.1 ТК России, а также Постановлением правительства за номером 225 от 25 марта 2013 года. Получить документы человек может лично или через своего представителя. Если работник скончался, забирать бумаги придется ближайшим родственникам. Они должны подтвердить факт родства.

При получении трудовой книжки на руки гражданину рекомендуется проверить грамотность всех внесенных в нее записей. Обязательно прописывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ, а также ставится печать предприятия. Существует несколько способов передачи документа сотруднику.

Личное получение

Чаще человек самостоятельно подходит в отдел кадров своего предприятия и получает трудовую книжку. К моменту обращения документ должен быть заполнен в соответствии со всеми нормами законодательства.

Чтобы обезопасить себя от последующих претензий компания имеет право требовать от бывшего сотрудника расписку о получении. Она составляется в произвольной форме с указанием ФИО и паспортных данных работника. Одновременно с этим вносится запись в личное дело.

По доверенности

Если работник не в состоянии самостоятельно обратиться в отдел кадров, он должен доверить это любому человеку. Для этого необходимо составить официальную доверенность. В ней прописываются следующие сведения:

1. Данные человека, осуществляющего все действия.
2. Перечень полномочий.
3. Время действия доверенности.
4. Подписи сторон.

Такой документ в обязательном порядке заверяется у нотариуса. Процедура передачи аналогична получению лично.

Почтовым отправлением

Если работник не может самостоятельно прийти в отдел кадров или передоверять это другому лицу, он может обратиться с просьбой, выслать ему все бумаги по почте. Конверт направляется по адресу регистрации гражданина в течение трех дней с момента получения согласия на пересылку. Разрешено отправлять письмо и в фактическое место проживания, но в этом случае адрес обязательно прописывается в согласии.

Получив отправление, бывший сотрудник обязан уведомить работодателя о доставке. Это делается в письменной форме или посредствам телефонной связи.

Отделу кадров рекомендуется направлять бумаги заказным письмом с уведомлением о вручении. Обязательно составляется опись всего содержимого конверта. Так в случае возникновения конфликтных ситуаций у организации останутся доказательства исполнения ей требований законодательства. Уведомление о вручении письма необходимо сохранять.

Сроки выдачи

Крайним сроком предоставления документов работнику считается день его увольнения. Эта норма установлена статьей 84.1 ТК. В это же момент работодатель обязан произвести полный расчет и выплатить всю причитающуюся человеку сумму.

Если бывший работник отказывается забирать свою трудовую книжку, специалист отдела кадров высылает ему уведомление с просьбой получить документы. С момента отправки такого письма работодатель не несет никакой ответственности.

В случае, когда после получения уведомления гражданин обращается в фирму, ему обязаны отдать книжку в течение трех дней.

Порядок выдачи

Процедура выдачи трудовой книжки состоит из нескольких ключевых этапов:

1. В последний рабочий день человека из архива достается его личное дело. В трудовую книжку вносится запись согласно требованиям статьи 84 ТК. Ставится подпись руководителя и печать компании.
2. В личное дело проставляется отметка об увольнении. Реквизиты книжки фиксируются в соответствующий журнал, где будет делаться запись о ее передаче работнику.
3. Книжка передается работнику.
4. Когда сотрудник не находит неточностей в оформленных бумагах, он расписывается об их получении.

Если при заполнении трудовой книжки специалист отдела кадров допускает ошибку, то все внесенные исправления обязательно подтверждаются подписью руководителя фирмы.

В ситуации, когда сотрудник отказывается забирать документы, руководителем отдела кадров составляется соответствующий акт. В нем прописывается сам факт отказа и его причины. Акт подписывается двумя свидетелями из числа коллектива. При этом работодатель обязан оставить трудовую книжку себе на ответственное хранение. Ее уничтожение не допускается.

Ответственность за неисполнение законодательных норм

Если же сроки выдачи нарушает работодатель, на него налагается административное взыскание. Согласно статье 5.27 КоАП России объем штрафных санкций следующий:

1. Должностное лицо обязано выплатить в пользу казны от 1000 до 5000 рублей.
2. Для юридических лиц объем выплат составляет от 30000 до 50000 рублей.
3. Если проступок нарушает предприниматель, не образующий юридического лица, то он обязан заплатить от 1000 до 5000 рублей.

Сумма штрафа определяется продолжительностью задержки, а также наличием смягчающих обстоятельств. В отдельных ситуациях деятельность предприятия приостанавливается на период до 90 суток.

Если работодатель намеренно не отдает бумаги, пытаясь тем самым шантажировать гражданина, необходимо подать жалобу в Трудовую инспекцию или прокуратуру. Работник также имеет право обратиться в суд с требованием об изъятии документа, а также выплате материальной и моральной компенсации.

Трудовая книжка – один из самых важных документов гражданина России. Ее ведение и выдача должна проводиться с обязательным соблюдением всех норм законодательства. При возникновении любых спорных ситуации в этом вопросе специалисты советуют обращаться в Трудовую инспекцию.