Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

В последний рабочий день производится полный расчет, во время которого бывшему работнику выдаются все денежные выплаты и документы. Если в последний день человек не явился ее получить, то составляется специальное уведомление, с указанием необходимости получения трудовой.

Случаи необходимости написания уведомления о получении трудовой книжки

Руководитель не имеет право удерживать у себя трудовую книжку бывшего сотрудника. Если работник забыл о необходимости получения своего документа, прописанной в Постановлении Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 и ТК РФ, то ему направляется уведомление. Это необходимо, если:

договор был расторгнут, но бывший работник не явился в последний рабочий день для получения книжки;
трудовая деятельность человека была прервана из-за отбывания срока в местах лишения свободы;
гражданин был призван для несения службы в армию;
в связи со смертью работника;
сотрудник сам отказался получать трудовую на руки.

Если работодатель не передаст в установленный законом срок книжку владельцу, то к нему будут применены меры взыскания в соответствии со ст. 232 ТК РФ. Без книжки человек не может устроиться на новую работу.

В связи с этим ст. 21 ТК РФ предоставляет возможность получения денежной компенсации работникам за материальный ущерб, при условии, что он сможет доказать неправомерность действий бывшего руководителя.

Нередко бывают случаи, когда сотрудники намеренно отказываются забирать документ, с целью получения денежных средств мошенническим путем. Чтобы это предотвратить работодатель должен составить и отправить документ, который напомнит о необходимости получения книжки.

Порядок составления

Точный формы уведомления о получении трудовой нет, поэтому каждая компания вправе составить собственное уведомление, которое будет иметь юридическую силу. Оно полностью составляется и подготавливается для отправления в отделе кадров. В ст. 84 п. 1 перечислены пункты, которые в обязательном порядке должны быть включены в документ. В нем указывается:

фамилия и инициалы бывшего работника;
полный адрес, на который будет отправлено уведомление;
полное название организации отправителя и реквизиты;
номер документа и дата создания;
оповещение о разрыве трудового договора и необходимости получения трудовой книжки;
просьба об отправке документов по средствам почтовой связи;
фамилия и инициалы должностного лица, подпись и печать организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах. Первый передается сотруднику, второй, с обязательной пометкой о получении и росписью уволенного человека, вкладывается в личное дело.

Информация

Несмотря на то, что точной формы нет, юридическая сила документа может быть утеряна из-за неправильного оформления или нарушения. Например, при отсутствии требуемой подписи или печати документ будет признан недействительным, что повлечет в дальнейшем к его аннулированию.

Требуется учитывать, что все обязательные пункты в документе также должны присутствовать. По регламенту составление документации должно быть правильным, так как в противоположном случае уведомление не будет признано действительным.

К сведению

Есть несколько необходимых условий, например, записи не ведутся карандашами, а также не должно быть исправлений и помарок. Все записи должны осуществляться ручкой. При этом, каждая запись делается четкой и понятной. Это требуется для того, чтобы не было различных толкований факта.

Все формулировки в документации должны быть юридически грамотными. Не допускается разговорная форма слов и сокращения. Цифровые данные могут дублироваться прописью.

Сроки

Независимо от причин, по которым произошел разрыв трудового договора, трудовая книжка должна быть передана сотруднику в последний рабочий день.

Важно

Если работник не получил трудовую книжку на руки, то работодатель обязан в течение 3-х дней составить и отправить уведомление.

Эту процедуру стоит проводить как можно раньше, так как промедление может быть чревато для работодателя судебными исками со стороны бывшего работника, которые повлекут серьезные материальные затраты.

Письмо не отправляется только в случае письменной просьбы сотрудника задержать трудовую по причине невозможности ее получить. Это относится к моментам, когда сотрудник в больнице или в поездке. При этом, письменная форма должна присутствовать обязательно. Устная договоренность не является правильной и не имеет юридической силы.

Способы отправки уведомления сотруднику

Если работник не получил трудовую книжку в отделе кадров, то в первые 2 дня допустимо устное уведомление по телефону, через электронную почту или третьих лиц (коллег, родственников, соседей). В случае последующей неявки сотрудника за трудовой книжкой составляется уведомление, которое может быть передано с помощью почтовой связи. Документ отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о получении. В случае обращения в суд это поможет работодателю доказать свою правоту.

Важно

Стоит учитывать, что вместе с уведомлением запрещено отправлять другие документы. Это можно делать только после получения письменного разрешения со стороны владельца книжки.

Обычно к этому методу прибегают, когда человек не может лично явиться в организацию для получения документа по уважительной причине, например, из-за переезда в другой город, отбывания срока в местах лишения свободы, прохождение службы в армии. Отправка осуществляется в любом почтовом отделении заказным письмом с уведомлением.

Забрать книжку может только владелец. Выдача третьим лицам, в том числе и близким родственникам, считается незаконной без наличия заверенной и составленной в письменном виде доверенности.

Для этого доверенное лицо должно подписать документы о получении, и указать реквизиты доверенности (обычно с нее снимают копию и вкладывают в лично дело бывшего сотрудника). Такой способ часто используется, если человек находится в армии или осужден.

В случае смерти человека книжка передается близким родственникам с составлением соответствующих документов.

Информация

Если же человек по неизвестным причинам отказывается получать книжку, то работодатель может отправить уведомление почтой с просьбой о пересылке заказным письмом. При игнорировании данной просьбы составляется акт об отказе.

Снятие ответственности с работодателя

Ответственность с работодателя снимается сразу же после отправления уведомления заказным письмом с просьбой о получении лично или отправки его по средствам почтовой связи. Также ответственность полностью снимается, если человек отказался получать трудовую, что было зафиксировано в соответствующем акте и приложено к личному делу.

Оформление акта об отказе

В случае отказа сотрудника получать свою трудовую книжку, выраженном в грубой форме, может быть составлен акт об отказе. Он поможет работодателю, если человек решит обратиться в судебную инстанцию для получения моральной компенсации.

Сам акт не имеет определенной формы и может быть составлен на усмотрение руководителя. Для фиксации факта отказа работодатель обязан обратиться к сотруднику в присутствии двух и более свидетелей с четкой просьбой о получении трудовой книжки. При отказе в документ вносится емкое описание произошедшей ситуации, с указанием применения нецензурной брани, угроз или оскорблений со стороны человека. В документе в обязательном порядке должны быть фамилии, инициалы и подписи свидетелей.

Уволенный сотрудник в обязательном порядке должен быть лично ознакомлен со всем изложенным в акте отказа, о чем будет свидетельствовать его подпись. Если человек отказывается лично знакомиться с информацией, то он зачитывается в присутствии свидетелей, после чего они вносят соответствующую запись. Акт подшивается в личное дело уволенного человека.

К сведению

Данная процедура важна для того, чтобы минимизировать риски дальнейшего обращения уволенного лица в органы надзора и трудовые инстанции. Также при отсутствии проведенной процедуры со свидетелями, увольняемый вправе подать заявление в суд, а также направить жалобу в соответствующие органы.

Стоит учесть, что акт также оформляется по нормам юридической документации. Если этого не сделать, то он будет признан недействительным.

Подводя итоги

Нередко бывают случаи, когда бывший работник случайно или намеренно забывает получить трудовую. Для избегания возможных неприятностей руководитель обязан в кратчайшие сроки отправить уведомление с просьбой о получении книжки. В противном случае уволенный человек может обратиться в судебную инстанцию с просьбой об уплате компенсации за моральный ущерб.

Точной формы заполнения не существует, но оно должно включать в себя обязательные пункты, предусмотренные ТК РФ. Обычно для отправки оповещения используется заказное письмо с обязательным уведомлением о получении. Удержание у себя книжки руководителю запрещено, за исключением случаев вынужденного хранения.